Você sabia que documentos não podem ser guardados de qualquer forma? Isso, além de uma questão de organização, também diz respeito à segurança, tanto dos arquivos, quanto do estabelecimento onde eles se encontram.
Seja uma empresa, ou até mesmo dentro de casa, é muito comum acumularmos papéis, dos mais diversos tipos e origens.
Alguns deles podem ser descartados logo. Porém outros, a exemplo de contratos, contas e recibos, devem ser guardados por um determinado período de tempo, demandando uma preservação específica.
E quem nunca precisou de um documento com urgência e não soube por onde começar a procurar? Ou sentiu o espaço do escritório “diminuir” devido ao aumento das caixas cheias de papel? Para essas, e outra situações, a digitalização e gestão de documentos são grandes respostas.
Por onde começar?
A digitalização de documentos é, basicamente, a transformação de material físico em arquivos que ficam disponíveis digitalmente. Essa é uma solução para quem precisa consultar e administrar documentos de forma rápida e organizada.
O bauruense Thiago Cerigatto trouxe agora uma filial da Movidoc para Bauru, uma empresa há mais de dez anos no mercado, especializada em digitalização e gestão estratégica de documentos. Ele comenta sobre os montes de papel que muitas empresas possuem e como o serviço pode ser útil.
“Quando nós mesmos entramos na Movidoc, nem imaginávamos o quanto de papel que uma empresa produz. Hoje já tem uma demanda muito grande pelo serviço em toda a região de Bauru”, afirma Thiago que, junto com seu tio, é proprietário da TC Empreendimentos.
Serviços de acordo com as necessidades
Dessa forma, é interessante lançar um olhar mais atento sobre os documentos que são mantidos em empresas e residências. A otimização dos processos de arquivamento e busca desses papéis são essenciais na organização da pessoa física ou jurídica.
Além disso, especialmente no caso de médicos, a digitalização é, além de uma facilidade, uma obrigação. Isso, porque no final de 2018 a Lei nº 13787/18 foi sancionada, tornando a digitalização de prontuários médicos de hospitais e clínicas obrigatória.
Ainda, no caso de companhias, a sistematização desse processo pode ser sinônimo até de crescimento! Nesse sentido, a Movidoc possui diversas soluções focadas na gestão de documentos, entre eles:
- Digitalização de documentos;
- Organização de documentos;
- Digitalização de prontuários médicos;
- Guarda física de documentos;
- Certificado digital;
- Fábrica de software;
- Outsourcing de impressão, que é a locação de impressoras, scanners, multifuncionais entre outros equipamentos relacionados à impressão;
- Serviço de workflow, que visa a automação dos Fluxos dos Processos de Negócio, gerando a integração entre todos os departamentos de uma empresa;
- Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), o maior produto da Movidoc, que representa o futuro da gestão, não só de arquivos, mas administrativo, como um todo.
Essa ferramenta integra tecnologias, serviços e processos para o gerenciamento eletrônico de documentos que necessitam de acessos simultâneos e colaboração de mais de um departamento.
“No GED nós fazemos desde a organização física, até a digitalização e depois a indexação, que é explicar o que é cada arquivo. Depois, caso a empresa queira, também fazemos a guarda dos documentos”, explica Thiago sobre o serviço.
Maiores motivos para começar a se organizar
Entre os maiores benefícios da digitalização de documentos, estão:
Prevenção de acidentes
O armazenamento correto de documentos pode evitar incêndios e acidentes elétricos, roubos e deterioração, alagamentos, gestão ineficiente e também poupar gastos com impressão.
A Movidoc possui um galpão de sete mil metros quadrados, construído de acordo com a legislação prevista para o arquivamento de papéis, localizado em Rio Preto.
“De fato, a maioria das empresas não têm os papéis físicos guardados da maneira adequada. O nosso galpão tem uma estrutura toda dentro das normas estabelecidas para a guarda de documentos, com, por exemplo, uma lâmpada que não esquenta, e uma arquitetura específica, na qual o sol só pode pegar até um horário específico, para não esquentar, entre outras medidas de segurança”, pontua Thiago.
Agilidade e redução de custos
Uma vez digitalizados e indexados, encontrar um arquivo torna-se uma tarefa infinitas vezes mais prática. Além da facilidade, esse serviço também poupa gastos com funcionários, que deixariam de exercer suas tarefas para procurar um documento.
Liberação de espaço
Todo aquele espaço, antes ocupados por papéis amontoados, agora pode ter um outro destino! Seja uma nova decoração ou até uma oportunidade de monetização, no caso de espaços comerciais.
Segurança e transparência
Manter os dados digitalizados facilita muito seu acesso, porém, uma vez no computador, eles podem ficar suscetíveis ao ataque de hackers. Nesse sentido, a Movidoc trabalha com a nuvem da Amazon, disponibilizando dois níveis de segurança a mais que o normal da plataforma.
Além disso, a empresa preza pela transparência com o cliente. Sobre isso, Thiago explica: “O nosso sistema tem uma tabela de temporalidade, que varia de acordo com a necessidade de manter o documento guardado. Até lá, o cliente é avisado que o contrato venceu e não tem mais necessidade de ser mantido. Então também é uma chance de não gastar dinheiro desnecessariamente.”
TC Empreendimentos em Bauru
A Movidoc inaugurou há dois meses em Bauru, porém a empresa já atua há mais de dez anos. Thiago pontua que a companhia é uma das mais estruturadas para o segmento. Sobre a previsão para o setor, é conciso: “O futuro é o paperless”.
O setor de tecnologia é a terceira aposta da TC Empreendimentos, que surgiu há cerca de seis anos. Porém, antes dessa investida, os sócios já possuíam outros empreendimentos. Thiago relembra o início da parceria: “Começamos a buscar opções de franquias, empresas próprias e fizemos uma série de estudos em cima disso.”
Dessa forma surgiu uma usina de asfaltos, que atua na pavimentação, recapeamento, arruamentos e tapa buracos, agora com quatro anos de atuação. Além dela, a dupla também gere a Prospecta, uma empresa de captação de obras.
Para saber mais sobre todas as empresas da TC Empreendimentos, basta acompanhar a página da companhia no Instagram.
Serviço
Movidoc
Local: Rua Alberto Segalla – 1-75, Edifício Mirante, Sala 105
Telefone: (14) 4141-2288 e (14) 99715-9557
Site: www.movidoc.com.br/
Facebook: www.facebook.com/Movidoc-Bauru-108475353818827/
